Perusahaan sudah menyiapkan penawaran terbaik untuk tender. Dokumen teknis lengkap. Lalu panitia meminta sertifikat ISO 9001. Sertifikat ada, tapi masa berlakunya habis dua bulan lalu. Tender gugur di meja administrasi, sebelum penawaran sempat dibaca. Cerita seperti ini berulang. Sertifikat ISO sering menjadi syarat administrasi, bukan nilai tambah.
ISO 9001 paling sering diminta
ISO 9001 adalah sertifikat yang paling sering muncul di dokumen tender. Alasannya praktis: panitia ingin bukti bahwa perusahaan punya sistem manajemen mutu yang berjalan, bukan sekadar janji di proposal. Sertifikat ini diminta di hampir semua sektor, dari jasa, manufaktur, sampai pengadaan barang.
Setelah itu, permintaan mengikuti jenis proyeknya. Proyek konstruksi dan pekerjaan yang bersinggungan dengan lingkungan sering meminta ISO 14001. Proyek dengan risiko keselamatan kerja yang tinggi sering meminta ISO 45001. Tender konstruksi besar tidak jarang meminta ketiganya sekaligus.
Langkah pertama sebelum mengurus apa pun: baca dokumen tender. Standar apa yang disebut, ruang lingkup apa yang diminta, dan apakah sertifikat harus sudah dimiliki saat penawaran dimasukkan atau boleh menyusul. Syarat yang terlewat dibaca di awal akan terasa mahal di akhir.
Masa berlaku harus aktif saat tender
Sertifikat sistem manajemen berlaku 3 tahun, dengan audit pengawasan atau surveillance setiap tahun. Panitia memeriksa tanggal berlaku dan status surveillance. Sertifikat yang surveillance-nya tertunggak bisa dipertanyakan, walaupun tanggal berakhirnya masih jauh.
Ini alasan sertifikasi tidak bisa diurus mendadak. Prosesnya butuh waktu: penerapan sistem, audit Tahap 1, audit Tahap 2, lalu peninjauan reviewer sebelum sertifikat terbit. Perusahaan yang baru mengurus sertifikat setelah tender diumumkan hampir pasti terlambat. Sertifikat sebaiknya sudah dimiliki jauh sebelum tender datang.
Verifikasi keaslian sertifikat
Panitia tender semakin sering memeriksa keaslian sertifikat, bukan sekadar menerima salinannya. Lembaga sertifikasi yang kredibel menyediakan portal verifikasi. Sertifikat NSQ dengan akreditasi ASIB bisa dicek di asib.co.uk, lewat menu verify certificate, dengan memasukkan nomor sertifikat.
Perusahaan juga sebaiknya menyiapkan salinan sertifikat yang jelas dan lengkap: nama perusahaan, ruang lingkup sertifikasi, standar yang disertifikasi, tanggal terbit dan tanggal berakhir, nama lembaga sertifikasi, dan logo badan akreditasi. Salinan yang terpotong atau buram hanya menimbulkan pertanyaan tambahan.
Dokumen yang perlu disiapkan
Selain sertifikat itu sendiri, siapkan:
- Salinan sertifikat yang masih berlaku
- Bukti surveillance terakhir sudah dilaksanakan
- Ruang lingkup sertifikasi, untuk membuktikan pekerjaan yang ditenderkan memang tercakup
- Dokumen pendukung lain yang diminta panitia, misalnya surat keterangan dari lembaga sertifikasi bila sertifikat sedang dalam proses resertifikasi
Satu hal yang perlu diperiksa dengan teliti: ruang lingkup. Sertifikat ISO 9001 dengan ruang lingkup jasa konsultasi tidak membantu tender pekerjaan konstruksi. Panitia membaca ruang lingkup. Judul standar saja tidak cukup.
Sertifikat bukan jaminan menang
Sertifikat membuka pintu administrasi. Ia membuat penawaran perusahaan layak dibaca. Pengalaman dan penawaran teknis yang menentukan pemenang. Perusahaan yang menganggap sertifikat sebagai jalan pintas menuju kemenangan akan kecewa. Dan pihak mana pun yang menjanjikan kemenangan tender lewat sertifikat sebaiknya tidak dipercaya.
Apa yang harus dilakukan
- Cek masa berlaku sertifikat sekarang, bukan saat tender sudah diumumkan.
- Pastikan ruang lingkup sertifikasi mencakup pekerjaan yang ditenderkan.
- Siapkan salinan sertifikat dan bukti verifikasi dalam satu folder dokumen tender.
