Penawaran sertifikat ISO datang lewat pesan singkat. Proses cepat, sertifikat terbit dalam hitungan hari tanpa audit. Tawaran seperti ini masih beredar, dan masih ada yang mengambilnya. Masalahnya baru muncul belakangan: sertifikat ditolak panitia tender, tidak bisa diverifikasi, atau dipertanyakan pelanggan. Memilih lembaga sertifikasi bukan soal tawaran yang paling menggiurkan. Ini soal apakah sertifikat itu akan diakui saat dibutuhkan.
Cek akreditasi lembaga sertifikasinya
Lembaga sertifikasi bekerja mengikuti ISO 17021, standar untuk badan yang melakukan audit dan sertifikasi sistem manajemen. Akreditasi menunjukkan lembaga itu sendiri diaudit oleh badan akreditasi. NSQ mengikuti ISO 17021 dan terakreditasi ASIB (The Accreditation Services International Board, Eropa). ASIB belum menjadi member IAF, dan NSQ menyatakannya secara terbuka di situsnya. Keterbukaan seperti itu bagian dari kredibilitas: perusahaan tahu persis posisi akreditasi yang ia dapatkan, tanpa perlu menebak.
Periksa juga apakah sertifikat bisa diverifikasi. Lembaga yang kredibel menyediakan portal verifikasi sertifikat. Sertifikat NSQ dengan akreditasi ASIB bisa dicek di asib.co.uk, lewat menu verify certificate, dengan memasukkan nomor sertifikat. Kalau sebuah lembaga tidak menyediakan cara apa pun untuk memeriksa keaslian sertifikatnya, itu tanda untuk berhenti.
Cek kompetensi auditor
Tanyakan siapa yang akan mengaudit perusahaan Anda. Auditor yang kompeten bertanya sampai ke bukti, bukan sekadar mencocokkan dokumen dengan daftar periksa. Tim auditor NSQ tersertifikasi IRCA/Exemplar Global atau lembaga setara, dengan pengalaman lebih dari satu dekade. Sertifikasi auditor seperti ini menunjukkan orang yang datang ke perusahaan Anda memang dilatih dan diuji untuk pekerjaan itu.
Perusahaan juga berhak tahu latar belakang auditornya: standar apa yang ia kuasai, sektor apa yang pernah ia audit. Auditor yang tidak pernah mengaudit sektor Anda akan kesulitan menilai apakah sistem Anda benar-benar berjalan atau hanya terlihat rapi di atas kertas.
Transparansi proses
Lembaga yang kredibel menjelaskan tahapan sejak awal: penawaran, audit Tahap 1, audit Tahap 2, peninjauan reviewer, penerbitan sertifikat, lalu surveillance setiap tahun. Tidak ada tahap yang disembunyikan.
Transparansi juga terlihat dari jadwal yang disepakati sejak awal: kapan Tahap 1, kapan Tahap 2, kapan reviewer meninjau, dan kapan sertifikat diterbitkan. Perusahaan tahu apa yang terjadi di tiap langkah dan dokumen apa yang harus disiapkan. Kalau ada tahap yang tidak dijelaskan, tanyakan sebelum tanda tangan.
Waspadai sertifikat instan
Sertifikat tanpa audit lapangan bukan sertifikasi. Ia tidak membuktikan apa pun tentang sistem perusahaan, dan risikonya ditanggung perusahaan saat sertifikat itu diperiksa pihak lain: panitia tender, pelanggan besar, atau regulator. Perusahaan yang memakai sertifikat seperti itu sedang membeli kertas, bukan pengakuan.
Ciri lain yang perlu diwaspadai: janji sertifikat terbit dalam hitungan hari tanpa kunjungan audit, dan penolakan untuk menjelaskan siapa badan akreditasinya. Lembaga yang sah tidak keberatan ditanya soal itu.
Daftar periksa sebelum tanda tangan
- Akreditasi lembaga dan badan akreditasinya jelas dan bisa dilacak
- Ada portal verifikasi sertifikat yang bisa diakses publik
- Kompetensi auditor bisa ditunjukkan, termasuk sertifikasi IRCA/Exemplar Global atau setara
- Tahapan audit dijelaskan secara tertulis
- Tidak ada janji sertifikat tanpa audit
Lima poin itu cukup untuk menyaring sebagian besar tawaran yang meragukan. Sisanya adalah soal kecocokan: apakah lembaga itu memahami sektor perusahaan Anda dan bisa menjelaskan prosesnya dengan bahasa yang dimengerti manajemen, bukan dengan jargon.
